簡單易用的微軟牌檔案備份、同步工具 – SyncToy

在科技日益發達的今天,紙筆已經不再是資料產出的唯一工具。取而代之的是數位化工具:桌上型電腦、筆記型電腦、個人數位助理、PDA、手機、數位相機、錄音筆等等…。這些沒有實體形象的資料雖然不佔空間,保存方法也相對容易,但是它的損失風險卻比一般以紙筆形成的儲存媒界來得高。

備份已經是一個老生常談的議題,但卻是確保資料永久存在的唯一方法。所以請允許我重覆先寫說過的一句話:不管電腦、數位設備再怎麼先進,效能再怎麼高,勤備份才是王道。硬體設備損失事小,花錢再買就有;但是裡面儲存的資料一去不復返才會讓人懊惱不已。

今天要介紹一個由「有點軟」公司釋出的檔案同步、備份軟體:SyncToy。SyncToy 操作方式相當的直覺,介面也安排的很人性化。第一次使用只需依照軟體的步驟化指示就可以很容易地完成同步化作業。每一次同步化作業的設定皆可儲存,方便下次同步檔案的時候使用。

SyncToy 支援三種同步方式:

  1. Synchronize: 雙向同步,使兩邊的資料夾內容相容。當一邊資料夾裡面有新增、修改、刪除的檔案或者檔案被重新命名的話,另一邊的資料料會受到同步影響。也就是說,任何一邊的異動會影響到另一邊的資料夾。
    下面這三張示圖說明了 Synchronize 的運作情形:
    Ⅰ, 兩邊資料夾處於同步狀態
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    Ⅱ, 在兩邊資料夾產生的異動
    SyncToy.13
    Ⅲ, 使用 Synchronize 同步之後,兩邊資料夾的情形。
    SyncToy.14
  2. Echo:將左邊資料夾的異動重覆到右邊的資料夾。如果左邊資料夾有新增、修改、刪除或者重新命名過的檔案及資料夾,那麼這些動作也會在右邊資料夾重覆一遍。簡單地說,就是將左邊的檔案狀態同步到右邊資料夾
  3. Contribute:同樣是將左邊的檔案狀態同步到右邊的資料夾,但是並不會刪除右邊資料夾的檔案

SyncToy 基本資料:

SyncToy 使用介紹:

1. 第一次啟動程式會詢問我們是否加入「使用驗經改善計劃」,如果沒有意願加入的話那就點選【No, I don’t wish to participate.】,並按【OK】繼續。

SyncToy.01

2. 按【Create New Folder Pair】來建立第一個同步作業,在建立的過程中會經過三個步驟。

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3. 按【Browser…】 選擇左邊及右邊資料夾。通常左邊是來源資料夾,而右邊是目的資料夾。選定後按【Next >】到下一個步驟。

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4. 這邊選擇要同步的類型,這邊以 Echo 做為示範,按【Next >】繼續。其它的同步方式請參考上面的說明。

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5. 給這個同步作業命名,方便以後重覆這個作業的時候辨識。按【Finish】結束同步作業的建立。

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6. 接下來就可以開始同步了。按【Preview】可以在正式同步之前先預覽同步細節。

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7. 檔案掃描中…

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8. 描掃完畢,並列出同步作業的細節。在這裡我們可以看到哪些檔案將被複製、覆蓋、刪除或是建立,以及同步的檔案數。每一個檔案前面都有一個核選方塊,我們可以針對各別檔案選擇是否要進行同步。檢查無誤的話就可以按下【Run】開始同步作業。

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9. 同步中…

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10. 同步完畢!左邊會列出同步的結果。按下【Close】回到主視窗。

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11. 當我們設定了好幾個同步作業後就可以點選【All Folder Pars】,然後批次進行這些同步作業。非常方便。

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同步、備份檔案的好幫手 – Toucan Portable (免安裝可攜版)

Toucan 是一個小巧、免費、免安裝的檔案同步、備份、加密/解密軟體,簡單清楚的外觀加上中文介面,有了 Toucan,備份及同步檔案只須點幾下滑鼠即可完成。

電腦在用過一段時間之後,硬碟裡儲存以及累積的資料絕對會比電腦硬體來得有價值。如果哪一天電腦不幸被偷走 (前幾天新聞報導有人專偷電腦、3C 用品然後在網拍銷贓),因損失資料而帶給主人的痛楚勢必比損失電腦硬體本身還要高。

如果沒有備份資料的習慣,一旦因為不可預期的事件的發生 (如硬體被偷、受到外傷或是壽終正寢等等…) 而損失資料那一定只能用痛不欲生、欲哭無淚來形容當時的心情。所以就算電腦硬體再怎麼猛、等級再怎麼高還是會有不測風雲,勤備份才是王道。

網路上其實已經有很多備份軟體可以選擇,不管是免費或是付費軟體,對於有備份習慣的人來說,應該也有一套自己愛用的備份軟體。不過今天還是來介紹一套免費的,而且是可攜的 (Portable) 的備份軟體:Toucan (大嘴鳥, )。如果你找不到合手的備份軟體,Toucan 說不定是最後一個適合你的伴侶。

Toucan 主要有三個功能:檔案同步檔案備份以及檔案加密,它的介面清楚而且操作方式也很直覺。以檔案同步的頁籤來說,左邊的窗格是來源資料夾,而右邊則是目的地資料夾,選好兩邊的資料夾之後就可以準備開始更新了。

以下是 Toucan 的功能介紹:

同步功能介紹:

  • 複製:將來源資料夾裡的檔案全數複製到目的地資料夾。
  • 更新:將來源資料夾裡的新檔案或是較新的檔案複製到目的地資料夾。
  • 鏡像 (複製):首先將來源資料夾裡的全部檔案複製到目的地資料夾,並且從目的地資料夾裡刪除來源資料夾裡沒有的檔案。
  • 鏡像 (更新):除了一開始是執行更新作業而不是複製作業以外,這個動作與「鏡像 (複製)」相同。也就是說,一開始會先複製來源資料夾裡較新的檔案到目的地資料夾,然後再從目的地資料夾裡刪除來源資料夾裡沒有的檔案。
  • 平等:雙向更新,將較新的檔案複製到對方資料夾 (來源 <-> 目的地)。

備份功能介紹:

  • 完整備份:將指定的檔案完整地備份到目的資料夾。
  • 更新備份:注意,這並不是增量備份,而只是單純地備份較新的檔案,而備份裡的舊檔案則不刪除。
  • 差異備份:第一次使用差異備份時會建立一個基底檔案 (Base File),之後的備份只會備份在基底檔案 (Base File) 之後有經過異動的檔案。還原時必須先還原基底檔案 (Base File),然後再還原最新的差異備份檔。

安全功能介紹:

  • 加密:使用 AES-256 加密演算法將檔案加密,加密時必須輸入密碼。加密之後的檔案無法用一般的方式開啟。
  • 解密:必須用加密時輸入的密碼將檔案解密,還原成未加密的狀態。

Toucan 基本資料:

Toucan 操作介面擷圖:

Toucan.MainInterface